Les indemnités de déplacement sont souvent perçues par les entreprises et les salariés comme un moyen de compensation présentant des avantages fiscaux. Cependant, lorsqu’elles sont mal appliquées ou non justifiées, elles peuvent entraîner des sanctions et une imposition spécifique. Cet article clarifie les principales interrogations relatives à ce sujet.
Qu’est-ce qu’une indemnité de déplacement?
Les indemnités de déplacement sont des compensations versées au salarié pour le remboursement de frais de repas, de transport et d’hébergement dans le cadre de déplacements professionnels. Il s’agit d’une allocation avec un régime fiscal propre, distinct du salaire, dont le cadre légal varie selon le statut du travailleur:
- Fonctionnaires: Loi Générale du Travail en Fonction Publique
- Salariés du secteur privé: Code du Travail + Code de l’IR
- Travailleurs indépendants: règles spécifiques de déduction ou de remboursement
À noter que, même en l’absence de législation spécifique pour le secteur privé, de nombreuses entreprises se réfèrent au Décret-loi n.º 106/98, du 24 avril, qui fixe les règles applicables à la Fonction Publique ainsi que les plafonds au-delà desquels les indemnités deviennent imposables.
Dans quels cas des indemnités de déplacement peuvent-elles être versées?
Les indemnités de déplacement peuvent concerner deux types de déplacements :
- Déplacements journaliers : réalisés dans une période de 24 heures, à plus de 20 km du lieu de travail;
- Déplacements sur plusieurs jours: lorsqu’ils durent plus de 24 heures et à une distance minimale de 50 km du lieu de travail.
Les entreprises sont-elles obligées de verser des indemnités de déplacement?
Non. Le versement d’indemnités n’est obligatoire que si cette compensation est prévue dans le contrat de travail, une convention collective (le cas échéant) ou le règlement intérieur de l’entreprise.
Existe-t-il un plafond pour les indemnités de déplacement?
Il n’existe pas de plafond quant au montant que l’entreprise peut verser. Toutefois, il existe des plafonds d’exonération d’impôts:
- Membres des organes sociaux: 72,65 €/jour en national, 167,07 €/jour à l’international;
- Autres salariés: 65,89 €/jour en national, 148,91 €/jour à l’international;
- Frais kilométriques (véhicule personnel): 0,40 €/km en voiture, 0,14 €/km en véhicule motorisé non automobile.
Pour bénéficier de l’exonération, les indemnités doivent être justifiées et documentées. L’Administration fiscale exige : un tableau des déplacements (internes ou externes) ; le motif du déplacement ; les lieux, heures de départ et de retour ; une preuve du kilométrage (le cas échéant) ; et l’enregistrement des indemnités sur la fiche de paie, séparément du salaire.
Que se passe-t-il si les indemnités sont mal justifiées ou dépassent les plafonds d’exonération?
Dans ce cas, les montants sont considérés comme des revenus du travail et deviennent donc imposables: soumis à l’IRS, aux cotisations sociales, et intégrés dans le revenu imposable à déclarer via le modèle 3 du salarié.
Par ailleurs, en cas de versement sans la documentation exigée, l’entreprise peut être sanctionnée via une imposition autonome.
Les travailleurs indépendants peuvent-ils recevoir des indemnités de déplacement?
Les professionnels exerçant en tant qu’indépendants (reçus verts) ne peuvent pas recevoir d’indemnités de déplacement. Toutefois, ils peuvent : déduire des kilomètres à 0,36 €/km, avec un enregistrement du trajet; déduire les frais de logement et de repas sur présentation de factures à leur nom; déclarer ces dépenses comme frais professionnels dans les annexes B ou C de l’IRS.
Les indemnités de déplacement figurent parmi les points les plus scrutés lors d’un contrôle fiscal. Notre équipe peut vous aider à tirer parti de ce mécanisme de compensation tout en garantissant le respect des obligations légales et comptables, et en évitant erreurs et impositions inutiles. Contactez-nous!