As ajudas de custo são encaradas por muitas empresas, e muitos trabalhadores, como uma forma de compensação com vantagens fiscais. Mas quando estas são mal aplicadas, ou injustificadas, podemos ser surpreendidos com penalizações e tributação autónoma. Neste artigo esclarecemos algumas das dúvidas mais comuns no que às ajudas de custo diz respeito.
O que são ajudas de custo?
Ajudas de custo são uma compensação atribuída ao trabalhador com o objetivo de reembolsar despesas com alimentação, transporte e alojamento quando este realiza deslocações de âmbito profissional. Falamos de um subsídio com regime fiscal próprio, e não de salário, cujo enquadramento legal depende da natureza do vínculo:
– Trabalhadores em funções públicas: Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas
– Trabalhadores do setor privado: Código do Trabalho + Código do IRS
– Trabalhadores independentes: regras próprias de dedução ou reembolso
Importa ainda referir que embora não exista legislação específica para as ajudas de custo no setor privado,muitas empresas têm como referência o Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, que define as regras para a Função Pública e os limites acima dos quais as ajudas de custo são tributadas.
Em que situações são pagas ajudas de custo?
Podem existir ajudas de custo para dois tipos de deslocações:
– Deslocações diárias: que se realizam num período de 24 horas e a uma distância superior a 20km do local de trabalho;
– Deslocações por dias consecutivos: quando as deslocações se prolongam por mais de 24 horas e a uma distância mínima de 50 km do local de trabalho.
As empresas são obrigadas a pagar ajudas de custo?
Não. O pagamento de ajudas de custo apenas é obrigatório se tal compensação estiver prevista no contrato de trabalho, acordo coletivo (quando aplicável) ou regulamento interno da empresa.
Há limite para as ajudas de custo?
Não há um limite para o valor das ajudas de custo que uma empresa pode pagar a um colaborador. No entanto, há limites para os valores isentos de IRS.
– Membros dos órgãos sociais: 72,65€/dia dentro do país, 167,07€/dia fora do país;
– Outros trabalhadores: 65,89€/dia dentro do país, 148,91€/dia fora do país;
– Quilometragem, em viatura própria: 0,40€/km no caso de deslocação em automóvel; 0,14€/km no caso de deslocação em veículo motorizado não automóvel
Para que as ajudas de custos estejam isentas, estas devem estar devidamente documentadas e justificadas. A Autoridade Tributária exige: mapa de deslocações internas ou externas; indicação do motivo da deslocação; indicação do local, hora de saída e regresso; comprovativo de quilometragem (quando aplicável); ajudas processadas na folha de remuneração como valor separado do salário.
O que acontece se as ajudas estiverem mal justificadas ou ultrapassarem os limites para a isenção?
Caso isto aconteça, o valor das ajudas de custo será presumido como rendimento do trabalho e, consequentemente, sujeito a tributação: IRS, contribuições para a Segurança Social e inclusão no rendimento coletável da declaração Modelo 3 do trabalhador.
Além disso, se pagar ajudas de custo sem a documentação exigida pela AT, a empresa pode ser penalizada com tributação autónoma.
Os trabalhadores independentes podem receber ajudas de custo?
Os trabalhadores que passam recibos verdes não podem receber ajudas de custo. Podem, isso sim, deduzir quilómetros a 0,36€/km, desde que tenham registo da deslocação; deduzir alojamento e alimentação com fatura em nome próprio, declarar como despesas profissionais no Anexo B ou C do IRS.
As ajudas de custo são, habitualmente, um dos aspetos que merece mais atenção em caso de inspeção da Autoridade Tributária. A nossa equipa pode ajudar a sua empresa a beneficiar de todas as vantagens desta forma de compensação, garantindo o cumprimento de todos os procedimentos legais e contabilísticos e evitando erros e tributações desnecessárias. Contacte-nos!